Come scrivere una lettera di reclamo

Ecco un progetto che ti presenterà di brainstorming e darti pratica nella scrittura di gruppo. Ti unirai ad altri tre o quattro scrittori per comporre un lettera di reclamo (chiamato anche a lettera di richiesta).

L'argomento migliore per questo incarico sarà quello a cui tu e gli altri membri del vostro gruppo tenete veramente. Puoi scrivere al supervisore della sala da pranzo per lamentarti della qualità del cibo, a un istruttore per lamentarsi della sua valutazione politiche, al governatore di lamentarsi dei tagli al budget per l'istruzione - qualunque materia i membri del tuo gruppo trovino interessante e vale la pena.

Inizia suggerendo argomenti e chiedi a un membro del gruppo di scriverli quando vengono forniti. Non smettere a questo punto di discutere o valutare gli argomenti: basta preparare un lungo elenco di possibilità.

Dopo aver riempito una pagina di argomenti, puoi decidere tra di te quale desideri scrivere. Quindi discuti i punti che ritieni debbano essere sollevati nella lettera.

Ancora una volta, chiedi a un membro del gruppo di tenere traccia di questi suggerimenti. La tua lettera dovrà spiegare chiaramente il problema e mostrare perché il tuo reclamo dovrebbe essere preso sul serio.

In questa fase, potresti scoprire che devi raccogliere ulteriori informazioni per sviluppare le tue idee in modo efficace. In tal caso, chiedi a uno o due membri del gruppo di condurre alcune ricerche di base e di riportare le loro conclusioni al gruppo.

Dopo aver raccolto materiale sufficiente per la lettera di reclamo, eleggere un membro per comporre una bozza di massima. Al termine, la bozza deve essere letta ad alta voce in modo che tutti i membri del gruppo possano raccomandare modi per migliorarlo attraverso la revisione. Ogni membro del gruppo dovrebbe avere l'opportunità di rivedere la lettera in base ai suggerimenti degli altri.

Per guidare la tua revisione, potresti voler studiare la struttura della lettera di reclamo di esempio che segue. Si noti che la lettera ha tre parti distinte:

• Un introduzione che identifica chiaramente l'oggetto del reclamo.
• UN paragrafo del corpo che (a) spiega in modo chiaro e specifico la natura del reclamo e (b) fornisce al lettore tutte le informazioni necessarie per fornire una risposta adeguata.
• UN conclusione ciò indica chiaramente quali azioni sono necessarie per porre rimedio al problema.

Annie Jolly
110-C Woodhouse Lane
Savannah, Georgia 31419
1 novembre 2007
Sig. Frederick Rozco, presidente
Rozco Corporation
14641 Peachtree Boulevard
Atlanta, Georgia 303030
Caro signor Rozco:
Il 15 ottobre 2007, in risposta a un'offerta televisiva speciale, ho ordinato un tostapane Tressel dalla tua azienda. Il prodotto è arrivato per posta, apparentemente integro, il 22 ottobre. Tuttavia, quando ho provato a utilizzare il Tressel Toaster quella stessa sera, ero angosciato nel trovarlo non soddisfare la tua richiesta di fornire "acconciatura veloce, sicura e professionale". Invece, ha gravemente danneggiato il mio capelli.
Dopo aver seguito le istruzioni per "posizionare il tostapane lontano da altri apparecchi su un bancone asciutto" nel mio bagno, ho inserito il pettine in acciaio e ho aspettato 60 secondi. Quindi ho rimosso il pettine dal tostapane e, seguendo le istruzioni per un "ricciolo venusiano", mi sono passato il pettine caldo tra i capelli. Dopo pochi secondi, tuttavia, sentivo l'odore dei capelli in fiamme e quindi ho immediatamente rimesso il pettine nel tostapane. Quando l'ho fatto, scintille sono volate dall'uscita. Allungai la mano per staccare la spina del tostapane, ma ero troppo tardi: era già scoppiata una miccia. Pochi minuti dopo, dopo aver sostituito la miccia, mi sono guardato allo specchio e ho visto che i miei capelli erano stati bruciati in diversi punti.
Sto restituendo il Tressel Toaster (insieme alla bottiglia non aperta di Un-Do Shampoo) e mi aspetto un rimborso completo di $ 39,95, più $ 5,90 per le spese di spedizione. Inoltre, allego una ricevuta per la parrucca che ho acquistato e dovrò indossare fino a quando i capelli danneggiati non crescono. Vi prego di inviarmi un assegno di $ 303,67 per coprire il rimborso del Traster Toaster e il costo della parrucca.
Cordiali saluti,
Annie Jolly

Nota come la scrittrice ha espresso la sua lamentela con fatti piuttosto che con emozioni. La lettera è ferma e diretta ma anche rispettosa ed educata.

Invita un membro del tuo gruppo a leggere ad alta voce la tua lettera di reclamo e rispondere ad essa come se l'avesse appena ricevuta per posta. Fa il reclamo suono valido e vale la pena prenderlo sul serio? In tal caso, chiedi ai membri del gruppo di rivedere, modificare e proofread la lettera un'ultima volta, usando la seguente lista di controllo come guida:

• La tua lettera segue il formato standard mostrato nell'esempio sopra?
• La tua lettera consiste in un'introduzione, un paragrafo del corpo e una conclusione?
• Il tuo paragrafo introduttivo identifica chiaramente ciò di cui ti lamenti?
• Il paragrafo del tuo corpo spiega in modo chiaro e specifico la natura del reclamo?
• Nel paragrafo body, hai fornito al lettore tutte le informazioni necessarie per rispondere efficacemente al tuo reclamo?
• Hai trasmesso il tuo reclamo con calma e chiarezza, basandoti sui fatti piuttosto che sulle emozioni?
• Hai organizzato chiaramente le informazioni nel paragrafo del tuo corpo in modo che una frase porti logicamente a quella successiva?
• Nelle tue conclusioni, hai dichiarato chiaramente quali azioni vuoi che il tuo lettore intraprenda?
• Hai revisionato attentamente la lettera?