Questo foglio di riferimento fornisce brevi frasi per aiutarti a gestire una riunione d'affari dall'inizio alla fine. In generale, dovresti usare un inglese formale per organizzare una riunione di lavoro. Mentre partecipi, è una buona idea farlo parafrasare le idee degli altri per essere sicuro di aver capito.
Apertura dell'incontro
Accogliere i partecipanti con frasi rapide e metterci al lavoro.
Buongiorno / pomeriggio a tutti.
Se siamo tutti qui, andiamo
... iniziare (OR)
inizia l'incontro. (O)
... inizio.
Buongiorno a tutti. Se siamo tutti qui, cominciamo.
Accogliere e presentare i partecipanti
Se hai un incontro con nuovi partecipanti, assicurati di presentarli prima di iniziare la riunione.
Per favore, unisciti a me nell'accoglienza (nome del partecipante)
Siamo lieti di dare il benvenuto (nome del partecipante)
È un piacere dare il benvenuto (nome del partecipante)
Vorrei presentare (nome del partecipante)
Non credo che tu abbia incontrato (nome del partecipante)
Prima di iniziare, mi piacerebbe unirti a me nell'accogliere Anna Dinger dal nostro ufficio di New York.
Dichiarare i principali obiettivi di una riunione
È importante iniziare l'incontro indicando chiaramente gli obiettivi principali dell'incontro.
Siamo qui oggi per
Il nostro obiettivo è ...
Ho convocato questo incontro per ...
Entro la fine di questo incontro, vorrei avere ...
Siamo qui oggi per discutere dell'imminente fusione, oltre a ripercorrere i dati sulle vendite dell'ultimo trimestre.
Ci scusiamo per chi è assente
Se manca qualcuno di importante, è una buona idea far sapere agli altri che mancheranno dalla riunione.
Temo.., (nome del partecipante) non può essere con noi oggi. Lei è dentro...
Ho ricevuto scuse per l'assenza di (nome del partecipante), che si trova in (luogo).
Temo che Peter non possa essere con noi oggi. È a Londra per incontrare i clienti ma tornerà la prossima settimana.
Lettura del processo verbale (note) dell'ultima riunione
Se hai una riunione che si ripete regolarmente, assicurati di leggere i verbali dell'ultima riunione per assicurarti che tutti siano sulla stessa pagina.
Innanzitutto, esaminiamo il rapporto dell'ultima riunione tenutasi il (data)
Ecco i verbali del nostro ultimo incontro, che era il (data)
Innanzitutto, ripassiamo i minuti del nostro ultimo incontro che si è tenuto martedì scorso. Jeff, potresti leggere le note per favore?
Gestire gli sviluppi recenti
Il check-in con gli altri ti aiuterà a tenere tutti aggiornati sui progressi di vari progetti.
Jack, puoi dirci come sta andando il progetto XYZ?
Jack, come sta andando il progetto XYZ?
John, hai completato il rapporto sul nuovo pacchetto contabile?
Tutti hanno ricevuto una copia del rapporto della Tate Foundation sulle attuali tendenze di marketing?
Alan, per favore, dicci come stanno arrivando gli accordi finali per la fusione.
Andando avanti
Usa questi frasi per la transizione al centro del tuo incontro.
Quindi, se non c'è nient'altro di cui dobbiamo discutere, passiamo all'agenda di oggi.
Ci mettiamo al lavoro?
C'è qualche altra attività?
Se non ci sono ulteriori sviluppi, vorrei passare all'argomento di oggi.
Ancora una volta, vorrei ringraziare tutti voi per essere venuti. Ora, dobbiamo metterci al lavoro?
Presentazione dell'Agenda
Prima di lanciarti nei punti principali della riunione, ricontrolla che tutti abbiano una copia dell'ordine del giorno della riunione.
Avete ricevuto tutti una copia dell'agenda?
Ci sono tre punti all'ordine del giorno. Primo,
Prendiamo i punti in questo ordine?
Se non ti dispiace, mi piacerebbe... andare in ordine (OR)
salta l'elemento 1 e passa all'elemento 3
Suggerisco di prendere l'ultimo punto 2.
Avete ricevuto tutti una copia dell'agenda? Buona. Prendiamo i punti in ordine?
Allocazione dei ruoli (segretaria, partecipanti)
Durante lo svolgimento della riunione, è importante che le persone tengano traccia di ciò che sta accadendo. Assicurati di allocare appunti.
(nome del partecipante) ha accettato di prendere il verbale.
(nome del partecipante) ha gentilmente accettato di darci una relazione in merito.
(nome del partecipante) porterà il punto 1, (nome del partecipante) punto 2 e (nome del partecipante) punto 3.
(nome del partecipante), ti dispiacerebbe prendere appunti oggi?
Alice, ti dispiacerebbe prendere appunti oggi?
Accordo sulle regole di base per la riunione (contributi, tempistica, processo decisionale, ecc.)
Se non è presente una routine regolare durante la riunione, indicare le regole di base per la discussione durante la riunione.
Per prima cosa ascolteremo una breve relazione, seguita da una discussione attorno al tavolo.
Suggerisco di andare prima al tavolo.
La riunione dovrebbe concludersi alle ...
Dovremo mantenere ogni articolo per dieci minuti. Altrimenti non ce la faremo mai.
Potremmo aver bisogno di votare al punto 5, se non riusciamo a ottenere una decisione unanime.
Suggerisco di andare prima al tavolo per ottenere il feedback di tutti. Dopodiché, voteremo.
Presentazione del primo punto all'ordine del giorno
Usa queste frasi per iniziare con il primo punto all'ordine del giorno. Assicurati che usa il linguaggio di sequenziamento per connettere le tue idee durante l'incontro.
Quindi, cominciamo con
Iniziamo con. .
Quindi, il primo punto all'ordine del giorno è
Pete, ti piacerebbe iniziare?
Martin, vuoi presentare questo articolo?
Cominciamo con il primo articolo? Buona. Peter presenterà i nostri piani per la fusione e poi discuterà delle implicazioni.
Chiusura di un oggetto
Mentre vi spostate da un elemento all'altro, dichiarate rapidamente di aver finito con la discussione precedente.
Penso che riguardi il primo elemento.
Lasciamo quell'oggetto?
Se nessuno ha altro da aggiungere,
Penso che copra i punti importanti della fusione.
Articolo successivo
Queste frasi ti aiuteranno a passare al prossimo punto all'ordine del giorno.
Passiamo all'elemento successivo
Il prossimo punto all'ordine del giorno è
Ora veniamo alla domanda di.
Ora passiamo all'elemento successivo. Ultimamente abbiamo avuto una stretta di personale.
Dare controllo al prossimo partecipante
Se qualcuno assume il tuo ruolo, dai loro il controllo con una delle seguenti frasi.
Vorrei passare a Mark, che guiderà il punto successivo.
Destra, Dorothy, a te.
Vorrei passare a Jeff, che discuterà delle questioni relative al personale.
Riassumendo
Al termine della riunione, riassumere rapidamente i punti principali della riunione.
Prima di chiudere, vorrei riassumere i punti principali.
Per riassumere, ...
In breve,
Devo andare oltre i punti principali?
Per riassumere, siamo andati avanti con la fusione e prevediamo di iniziare a lavorare al progetto a maggio. Inoltre, il dipartimento del personale ha deciso di assumere personale aggiuntivo per aiutarci con l'aumento della domanda.
Suggerire e concordare ora, data e luogo per la prossima riunione
Al termine della riunione, assicurarsi di organizzare la riunione successiva, se necessario.
Possiamo sistemare la prossima riunione, per favore?
Quindi, il prossimo incontro sarà il... (giorno), il... (data di... (mese) a ...
E il mercoledì seguente? Come va?
Quindi, ci vediamo tutti allora.
Prima di partire, vorrei sistemare il prossimo incontro. E il prossimo giovedì?
Ringraziare i partecipanti per aver partecipato
È sempre una buona idea ringraziare tutti per aver partecipato alla riunione.
Vorrei ringraziare Marianne e Jeremy per essere venuti da Londra.
Grazie a tutti per aver partecipato.
Grazie per la tua partecipazione
Grazie a tutti per la vostra partecipazione e ci vediamo giovedì prossimo.
Chiusura dell'incontro
Chiudi l'incontro con una semplice dichiarazione.
La riunione è chiusa
Dichiaro chiusa la riunione.
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