Una lettera di reclamo è a persuasivolettera inviato da un cliente a un'azienda o agenzia per identificare un problema con un prodotto o servizio e può anche essere indicato come una lettera di reclamo.
In genere, una lettera di richiesta si apre (e talvolta si chiude) con una richiesta di rettifiche, come un rimborso, sostituzione o pagamento di danni, anche se può essere un cordiale paragrafo di apertura sulla transazione o sul prodotto preferito.
Come metodo di scrittura commerciale, le lettere di reclamo vengono inviate come forma di comunicazione giuridicamente vincolante che può servire come prova se un reclamo viene portato in tribunale. Nella maggior parte dei casi, le comparizioni giudiziarie non sono richieste poiché il destinatario dell'attività in genere redige una risposta sotto forma di lettera di adeguamento, che risolve il reclamo.
Elementi principali di una lettera di reclamo
La maggior parte dei professionisti e studiosi concordano sul fatto che una lettera di richiesta di risarcimento dovrebbe includere quattro elementi fondamentali: una chiara spiegazione del reclamo, una spiegazione di quale conflitto ha causato o le perdite subite a causa di ciò, un appello all'onestà e all'equità e una dichiarazione di ciò che considerereste un giusto adeguamento in ritorno.
La precisione nella spiegazione è fondamentale per la risoluzione della richiesta in modo rapido ed efficace, quindi uno scrittore della richiesta dovrebbe fornire tutti i dettagli sulla difettosità di un prodotto o guasto nel servizio ricevuto, inclusi data e ora, l'importo è il costo e il numero di ricevuta o ordine e qualsiasi altro dettaglio che aiuti a definire esattamente cosa è andato sbagliato.
L'inconveniente che questa colpa ha causato e un appello all'umanità e alla compassione del lettore sono ugualmente importanti per ottenere ciò che lo scrittore vuole ottenere dall'affermazione. Ciò fornisce al lettore la motivazione di agire prontamente sulla richiesta dello scrittore al fine di correggere la situazione e mantenere il cliente come cliente.
Come R.C. Krishna Mohan scrive in "Corrispondenza commerciale e stesura di rapporti" che per "assicurare un prompt e risposta soddisfacente, di solito una lettera di reclamo è scritta al capo dell'unità o al dipartimento responsabile del sbaglio."
Suggerimenti per una lettera efficace
Il tono della lettera dovrebbe essere mantenuto almeno a livello aziendale, se non formale, al fine di mantenere una professionalità alla richiesta. Inoltre, lo scrittore dovrebbe scrivere il reclamo supponendo che la richiesta sarà accolta al momento del ricevimento.
L. Sue Baugh, Maridell Fryar e David A. Thomas scrive in "Come scrivere la corrispondenza commerciale di prima classe" che dovresti "presentare il tuo reclamo in modo accurato e sensibile" e che è meglio "evitare minacce, accuse o suggerimenti velati su cosa farai se la questione non viene risolta prontamente."
La gentilezza fa molta strada nel mondo del servizio clienti, quindi è meglio fare appello all'umanità del destinatario affermando in che modo il problema ti ha colpito personalmente piuttosto che minacciare di boicottare la compagnia o di calunniarla nome. Gli incidenti accadono e gli errori vengono fatti - non c'è motivo di essere incivili.