Passi per una riunione di famiglia di successo

Con un po 'di creatività e pianificazione anticipata, puoi organizzare e pianificare un memorabile ricongiungimento familiare di cui tutti parleranno per anni.

Può sembrare ovvio, ma il primo passo per qualsiasi ricongiungimento familiare è decidere chi è la famiglia. Quale parte della famiglia stai invitando? Vuoi includere solo parenti stretti o tutti i discendenti del Grande Nonno Jones (o un altro comune antenato)? Stai invitando solo parenti diretti (genitori, nonni, nipoti) o pensi di includere cugini, cugini di secondo grado o cugini di terzo grado, rimossi due volte? Ricorda, ogni passo indietro sul albero ancestrale aggiunge un sacco di nuovi potenziali partecipanti. Conosci i tuoi limiti.

Inizia assemblando un elenco di membri della famiglia, inclusi coniugi, partner e figli. Mettiti in contatto con almeno una persona per ogni ramo della famiglia per aiutarti a rintracciare le informazioni di contatto per ogni persona nel tuo elenco. Assicurati di raccogliere indirizzi e-mail per coloro che li hanno - aiuta davvero con gli aggiornamenti e la corrispondenza dell'ultimo minuto.

Se stai pianificando di includere molte persone nella riunione di famiglia, prendi in considerazione l'invio di un sondaggio (tramite posta ordinaria e / o e-mail) per far sapere alle persone che è in arrivo una riunione. Questo ti aiuterà a valutare l'interesse e le preferenze e a chiedere aiuto con la pianificazione. Includi le date possibili, il tipo di riunione proposto e un luogo generale (discutere tempestivamente di possibili costi può scoraggiare una risposta positiva) e chiedere cortesemente una risposta tempestiva alle tue domande. Aggiungi i nomi dei parenti interessati che restituiscono il sondaggio al tuo elenco di riunioni per future spedizioni e / o tienili aggiornati sui piani di riunione tramite un sito Web di riunione di famiglia.

A meno che non si tratti di un incontro di cinque sorelle a casa di zia Maggie, un comitato di riunione è quasi essenziale per pianificare una riunione di famiglia regolare e di successo. Metti qualcuno a capo di ogni aspetto importante della riunione: location, eventi sociali, budget, mailing, tenuta dei registri, ecc. Perché tutto il lavoro da soli se non è necessario?

Non è molto una riunione se nessuno può partecipare. Sia che tu pianifichi che la tua riunione di famiglia coincida con una pietra miliare della famiglia o un giorno speciale, una vacanza estiva o una vacanza, aiuta a sondare i membri della famiglia per evitare conflitti di data e ora. Dal momento che le riunioni di famiglia possono comprendere qualsiasi cosa, da un barbecue pomeridiano a una grande faccenda della durata di tre o più giorni, dovrai anche determinare per quanto tempo pensi di stare insieme. Una buona regola empirica: più le persone devono viaggiare per raggiungere il luogo della riunione, più a lungo dovrebbe durare la riunione. Ancora più importante, ricorda che non sarai in grado di accogliere tutti. Scegli le tue date finali in base a ciò che è meglio per la maggior parte dei partecipanti.

Punta a luogo di ricongiungimento familiare che è più accessibile e alla portata della maggior parte delle persone a cui vuoi partecipare. Se i membri della famiglia sono raggruppati in un'area, selezionare un luogo di riunione nelle vicinanze. Se tutti sono sparsi, allora scegli una posizione centrale per ridurre le spese di viaggio per i parenti lontani.

Ciò determinerà la scala del cibo, delle decorazioni, delle sistemazioni e delle attività per la riunione di famiglia. Puoi scegliere di far pagare alle famiglie il pernottamento, portare un piatto coperto, ecc., Ma a meno che tu non lo abbia un'altra fonte di reddito, dovrai anche impostare una quota di registrazione per famiglia per aiutare con decorazione, attività e posizione costi.

Dopo aver scelto una posizione e impostato una data, è il momento di selezionare un sito per la riunione. "Tornare a casa" è un grande richiamo per le riunioni di famiglia, quindi potresti voler considerare la vecchia fattoria di famiglia o altro sito storico collegato al passato della tua famiglia. A seconda delle dimensioni della riunione, potresti essere in grado di trovare un membro della famiglia che si offrirà volontario per averlo a casa sua. Per riunioni più grandi, i parchi, gli hotel, i ristoranti e le sale comuni sono un buon punto di partenza. Se stai pianificando una riunione di più giorni, prendi in considerazione una località del resort in cui le persone possono combinare le attività di riunione con una vacanza in famiglia.

Creare un tema per una riunione di famiglia è un ottimo modo per interessare le persone e renderle più propense a partecipare. Inoltre, rende le cose più divertenti quando si tratta di essere fantasiosi con cibo, giochi, attività, inviti e praticamente ogni altro aspetto della riunione. I temi della storia familiare sono particolarmente popolari, così come le riunioni che celebrano il compleanno o l'anniversario di un membro della famiglia molto speciale, o il patrimonio culturale della famiglia (cioè il luau hawaiano).

Nutrire un folto gruppo di persone con gusti diversi è forse una delle parti più difficili della pianificazione di una riunione. Semplifica te stesso selezionando un menu relativo al tuo tema, o forse uno che celebra l'eredità della tua famiglia. Organizza un gruppo di membri della famiglia per preparare il cibo per la riunione di famiglia o, se hai un grande gruppo e il budget consente, trovare un ristoratore o un ristorante per fare almeno parte del lavoro per voi. Un gustoso menu rende indimenticabile una riunione di famiglia.

Non è necessario occupare tutti continuamente, ma attività pianificate e rompighiaccio alla riunione di famiglia fornirà un modo semplice per le persone che non si conoscono bene di trascorrere comodamente del tempo insieme. Includere attività che piaceranno a tutte le età e oltre conoscenza familiare del patrimonio condiviso. Potresti anche voler assegnare premi per distinzioni speciali come il familiare più anziano o la distanza più lunga percorsa per partecipare.

Hai un sacco di persone, ora cosa pensi di fare con loro? Ora è il momento di prendere accordi per tende (se una riunione esterna), sedie, decorazioni per il parcheggio, programmi, insegne, magliette, borse da regalo e altri requisiti del giorno della riunione. Questo è il momento di consultare una checklist di ricongiungimento familiare!

Mentre molti membri della famiglia porteranno senza dubbio le loro telecamere, aiuta anche a fare piani per registrare l'evento generale. Sia che tu designi un parente specifico come fotografo ufficiale della riunione o assumi un professionista fotografo per scattare foto o video, è necessario preparare un elenco delle persone e degli eventi che si desidera essere registrato. Per "momenti" spontanei, acquista una dozzina di videocamere usa e getta e consegnale a ospiti volontari. Non dimenticare di raccoglierli alla fine della giornata!

Una volta che hai messo in atto la maggior parte dei tuoi piani, è il momento di invitare gli ospiti via mail, e-mail e / o telefono. Ti consigliamo di farlo in anticipo per assicurarti e dare a tutti il ​​tempo di farlo sul loro calendario. Se stai addebitando tasse di ammissione, menzionalo nell'invito e fissa una scadenza anticipata entro la quale almeno una percentuale del biglietto il prezzo è richiesto (a meno che tu non sia abbastanza ricco da coprire tutti i costi da solo e possa aspettare fino alla riunione effettiva per rimborso). I biglietti acquistati in anticipo significano anche che le persone avranno meno probabilità di annullare all'ultimo momento! Questa è anche una buona opportunità per chiedere alle persone, anche se non possono partecipare alla riunione, di provvedere alberi genealogici, foto, oggetti da collezione e storie da condividere con altri membri della famiglia.

Se non desideri addebitare le tasse di ammissione per la tua riunione, dovrai pianificare una piccola raccolta fondi. Anche se raccogli ammissioni, la raccolta fondi può fornire denaro per alcuni "extra" fantasiosi. Modi creativi per raccogliere fondi includere un'asta o una lotteria durante la riunione o realizzare e vendere cappelli di famiglia, magliette, libri o video sulla riunione.

Creare un programma che delinea la gamma di eventi di riunione programmati da fornire ai membri della famiglia al loro arrivo per la riunione. Potresti anche inviarlo via e-mail o sul tuo sito Web di reunion prima della riunione. Ciò contribuirà a ricordare alle persone le attività che potrebbero richiedere di portare qualcosa con sé, come un muro fotografico o diagramma dell'albero genealogico.

Il grande giorno è quasi arrivato e ora è il momento di assicurarsi che tutto proceda senza intoppi. Crea cartelli accattivanti e facili da preparare per indicare agli ospiti in arrivo la registrazione, il parcheggio e luoghi importanti come i bagni. Acquista o crea un libro degli ospiti per raccogliere firme, indirizzi e altre informazioni importanti, oltre a fungere da registrazione permanente della riunione. Acquista badge nominativi preimpostati o stampali, per facilitare la miscelazione e la confusione tra i familiari non informati. I grafici a muro dell'albero genealogico sono sempre un grande successo poiché i partecipanti alla riunione vogliono sempre sapere dove si adattano alla famiglia. Anche le foto incorniciate o i poster stampati di antenati comuni o le riunioni di famiglia passate sono popolari. E, se vuoi sapere cosa pensano tutti di tutta la tua pianificazione della riunione, stampa alcuni moduli di valutazione che le persone possano compilare mentre escono.

Designare un volontario o volontari per creare e inviare una newsletter post-riunione con storie, foto e notizie dalla riunione. Se hai raccolto informazioni sulla famiglia, invia un aggiornamento diagramma di genealogia anche. Questo è un ottimo modo per entusiasmare le persone per la prossima riunione, nonché per includere familiari meno fortunati che non sono stati in grado di partecipare.