Nel processo di comunicazione, il "destinatario" è l'ascoltatore, il lettore o l'osservatore, ovvero l'individuo (o il gruppo di individui) a cui è diretto un messaggio. Il ricevitore è anche chiamato "pubblico"o decodificatore.
La persona che avvia un messaggio nel processo di comunicazione è chiamata "mittente"In parole povere, un messaggio" efficace "è un messaggio ricevuto nel modo previsto dal mittente. Possono sorgere problemi ad entrambe le estremità che impediscono al messaggio previsto di arrivare al destinatario.
Il messaggio e potenziali problemi
Ad esempio, Paige fa una domanda a Bill verbalmente. Il messaggio viaggia attraverso l'aria, il "canale", fino alle orecchie di Bill. Lui risponde. Paige è il mittente, la domanda è il messaggio e Bill è il destinatario e fornisce un feedback a Paige rispondendo alla domanda.
Esistono una miriade di aree e modi in cui potrebbero sorgere problemi anche in questo breve scambio. Se sussurra Paige, Bill potrebbe non sentirlo. Forse ne ascolta solo una parte e risponde a una domanda che non è stata effettivamente posta, quindi Paige è confusa. Forse c'è rumore di sottofondo o la domanda non è chiara. Se Bill è distratto da qualcosa e non presta attenzione, potrebbe perdere alcune delle parole e rispondere in modo inappropriato o potrebbe mancare del tutto la domanda in modo che lo scambio debba iniziare ancora. Se non sta guardando Paige quando pone la domanda, gli mancherebbe qualsiasi linguaggio del corpo che fornisca il sottotesto alla domanda.
Se Paige invia un'e-mail o un messaggio di testo a Bill, potrebbero sorgere problemi perché Bill non ha il linguaggio del corpo o il tono di voce di Paige da interpretare, il che potrebbe aggiungere informazioni al messaggio. La correzione automatica potrebbe aver inserito errori nel testo o un punto interrogativo mancante potrebbe far sembrare una domanda come un'affermazione.
Questi sono tutti ostacoli alla comunicazione efficace. Il grado di efficacia è determinato da quanto del messaggio è compreso dal destinatario.
Decodifica del messaggio
Nel libro "Comunicazione d'impresa", gli autori Carol M. Lehman e Debbie D. DuFrene lo espone in questo modo:
"Il compito del destinatario è interpretare il messaggio del mittente, sia verbale che non verbale, con la minima distorsione possibile. Il processo di interpretazione del messaggio è noto come decodifica. Perché parole e segnali non verbali hanno significati diversi per persone diverse, a questo punto del processo di comunicazione possono verificarsi innumerevoli problemi:
"Il mittente codifica inadeguatamente il messaggio originale con parole non presenti nel vocabolario del destinatario; idee ambigue, non specifiche; o segnali non verbali che distraggono il destinatario o contraddicono il messaggio verbale.
- Il destinatario è intimidito dalla posizione o dall'autorità del mittente, risultante in una tensione che impedisce un'effettiva concentrazione sul messaggio e l'incapacità di chiedere i necessari chiarimenti.
- Il destinatario considera l'argomento troppo noioso o difficile da capire e non tenta di comprendere il messaggio.
- Il destinatario è affettuoso e non ricettivo alle idee nuove e diverse.
"Con il numero infinito di guasti possibili in ogni fase del processo di comunicazione, è davvero un miracolo che avvenga una comunicazione efficace".
Anche l'ambiente o lo stato emotivo del destinatario possono influenzare la decodifica del messaggio, ad esempio le distrazioni nel spazio, disagio da parte del destinatario o stress o ansia che consentono al destinatario di inserire un sottotesto che il mittente non ha avere intenzione. La conoscenza dei contesti sociali o culturali può impedire al destinatario di raccogliere segnali o rispondere in modo appropriato. Anche i contesti relazionali possono colorare un messaggio, poiché i messaggi di amici intimi potrebbero essere ricevuti in modo diverso rispetto a un messaggio di un supervisore del lavoro.
Importanza del feedback
Quando non è chiaro al mittente che la comprensione è avvenuta da parte del destinatario, la comunicazione continua, ad esempio, attraverso il follow-up domande di una delle parti, ulteriori discussioni o il mittente che fornisce esempi, riformula le informazioni o altri mezzi di chiarimento per ottenere il mittente e destinatario sulla stessa cosiddetta "lunghezza d'onda". In una presentazione, il mittente potrebbe mostrare grafici o immagini per rendere più chiaro il punto al pubblico o lettore.
Più segnali e canali ha il ricevitore ed è aperto alla ricezione è spesso migliore; per esempio, può essere facile fraintendere il tono o il sottotesto in una e-mail o in un messaggio di testo, mentre lo stesso il messaggio verrebbe visualizzato chiaramente se il destinatario ascolta la voce della persona o sta parlando con loro faccia a faccia viso.
Nel libro "Pianificazione, attuazione e valutazione di programmi di comunicazione mirati", gli autori Gary W. Selnow e William D. Crano nota che il linguaggio del corpo e il tono non sono solo comunicazioni da parte del mittente: "Il feedback nell'impostazione interpersonale fornisce un resoconto corrente della ricezione di un messaggio da parte del destinatario. Spunti evidenti come domande dirette mostra come un ricevitore sta elaborando le informazioni. Ma anche sottili indicatori possono fornire informazioni. Ad esempio, lo sbadiglio di un destinatario, il silenzio quando sono attesi commenti o le espressioni di noia suggeriscono che possono essere in funzione cancelli di esposizione selettiva. "
Un destinatario può anche avere tono e sottotesto nel feedback dato al mittente, come rispondere con sarcasmo o rabbia, che potrebbe mancare se il feedback è di solo testo ma probabilmente non verrebbe perso se le parti possono vedersi o ascoltarsi a vicenda o tutti e due.