Come la vita stessa, la scrittura a volte può essere disordinata, frustrante e difficile. Ma puoi rendere la tua vita lavorativa un po 'più semplice la modifica con questi principi in mente. È semplice: se stai scrivendo un messaggio di posta elettronica a due righe o un rapporto di 10 pagine, anticipa le esigenze dei tuoi lettori e ricorda le quattro C: Sii chiaro, conciso, premuroso e corretto.
Adotta il "tuo atteggiamento".
Questo significa guardare un argomento dal punto di vista dei tuoi lettori, sottolineando cosa essi vuoi o devi sapere.
- Esempio: Ho richiesto che il tuo ordine sia spedito oggi.
- Revisione: Riceverai il tuo ordine entro mercoledì.
Concentrarsi sul vero soggetto.
Non seppellire una parola chiave facendola cadere in una frase che segue un argomento debole.
- Esempio: L'implementazione della nuova campagna di marketing inizierà il 1 ° giugno.
- Revisione: La nuova campagna di marketing inizierà il 1 giugno.
Scrivi attivamente, non passivamente.
Ovunque sia appropriato, metti in primo piano il soggetto e rendilo
fare qualcosa. La voce attiva generalmente funziona meglio del passivo perché è più diretto, più conciso e più facile da capire. (Ma non sempre.)- Esempio: La tua proposta è stata esaminata nel corso della nostra riunione del 1 ° aprile ed è stata immediatamente inviata agli sviluppatori.
- Revisione: Abbiamo esaminato la tua proposta il 1 ° aprile e l'abbiamo immediatamente inviata agli sviluppatori.
Taglia parole e frasi inutili.
Le espressioni voluminose possono distrarre i lettori, quindi tagliare il disordine.
- Esempio: Sto scrivendo questa nota perché voglio ringraziarvi molto per aver organizzato l'open house che si è tenuta giovedì scorso.
- Revisione: Grazie mille per aver organizzato l'open house di giovedì scorso.
Non tralasciare le parole chiave.
Essere chiaro oltre che conciso, a volte è necessario Inserisci una parola o due.
- Esempio: Il capannone di stoccaggio è il primo passo.
- Revisione: Il primo passo è sbloccare lo spazio di archiviazione.
Non dimenticare le tue maniere.
Ecco dove siamo premuroso entra. Se dici "per favore" e "grazie" quando parli con i colleghi, includi anche quelle parole nelle tue e-mail.
- Esempio: Inviami il rapporto sul gergo prima di tornare a casa.
- Revisione: Per favore, inviami il rapporto sul gergo prima di tornare a casa.
Evita espressioni obsolete.
A meno che non ti piaccia sembrare soffocante nella stampa, stai lontano dalle parole e dalle frasi che lo sono mai utilizzato nella conversazione: "allegato", "questo è per consigliarti", "secondo la tua richiesta."
- Esempio: In allegato con il vostro riferimento è una versione duplicata dell'atto di cui sopra.
- Revisione: Ho allegato una copia dell'atto.
Metti un tappo alle parole di moda e alle parole d'ordine.
Espressioni alla moda tendono a consumare il loro benvenuto veloce. Idem per corporate gergo. Fai del tuo meglio per scrivere come un umano.
- Esempio: Alla fine della giornata, la linea di fondo è che dovremmo facilitare le opportunità per i dipendenti di fornire input sulle migliori pratiche.
- Revisione: Incoraggiamo le persone a dare suggerimenti.
Scompatta i modificatori.
stacking significa accumulare modificatori davanti a un sostantivo; l'equivalente verbale di un ingorgo. Le stringhe di nomi lunghi possono salvare una o due parole, ma possono anche confondere i tuoi lettori.
- Esempio: Telecamera planetaria a doppio campo per la definizione di strumenti per telecamere planetarie a campo telescopico (da Nuovo scienziato, citato da Matthew Lindsay Stevens in Sottigliezze di stile scientifico, 2007)
- Revisione: Eh?
Correggi.
Finalmente c'è correttezza: assicurati sempre di te controlla il tuo lavoro, non importa quanto tu pensi di essere arrivato alle altre Cs.
- Esempio:: Quando hai fretta, è molto facile lasciare le parole.
- Revisione: Quando hai fretta, è molto facile lasciare fuori le parole.