Lo scopo delle lettere di riconoscimento è di fornire la prova che hai ricevuto documenti specifici o un tipo specifico di richiesta. Le lettere di riconoscimento sono spesso utilizzate per qualsiasi cosa coinvolta in un processo legale.
Elementi della lettera
Come per qualsiasi corrispondenza commerciale o professionale, dovresti iniziare la tua lettera con alcuni elementi specifici e previsti:
- Il tuo nome, indirizzo e data in alto a destra
- Il nome della persona a cui stai indirizzando la lettera in alto a sinistra sulla riga sotto il tuo indirizzo
- Il nome dell'azienda (se appropriato)
- L'indirizzo dell'azienda o dell'individuo
- Una riga dell'oggetto che indica brevemente lo scopo della lettera in grassetto (come "Caso legale n. 24")
- Un saluto d'apertura, come "Dear Mr. Smith"
Quando inizi la lettera di riconoscimento, inizia con una breve frase in cui si afferma che si tratta, in effetti, di una lettera di riconoscimento. Alcune frasi che puoi usare includono:
- Con la presente confermo la ricezione dei seguenti documenti ...
- Sto confermando la ricezione di ...
- Faremo in modo che la persona responsabile riceva questi materiali immediatamente dopo il ritorno in ufficio.
Il resto della lettera dovrebbe includere il testo del corpo, in cui spieghi in uno o due paragrafi cosa, nello specifico, stai riconoscendo. Alla fine del corpo della lettera, puoi offrire il tuo aiuto se necessario, ad esempio: "Se potessi essere di ulteriore assistenza, non esitate a contattarmi. "Termina la lettera con una chiusura standard, come ad esempio:" Cordiali saluti, Sig. Joe Smith, XX Firm."
Lettera di esempio
Può essere utile visualizzare un modello di lettera di esempio. Sentiti libero di copiare il formato seguente per la tua lettera di riconoscimento. Sebbene non venga stampato come tale in questo articolo, tieni presente che in genere dovresti rendere corretto il tuo indirizzo e la data.
Joseph Smith
Società commerciale Acme
5555 S. Strada principale
Ovunque, California 90001
25 marzo 2018
Ri:Caso legale n. 24
Caro ______:
Poiché il signor Doug Jones è fuori dall'ufficio per le prossime due settimane, sto riconoscendo la ricezione della sua lettera del 20 marzo 2018. Sarà portato alla sua attenzione immediatamente al suo ritorno.
Se potessi essere di qualche aiuto durante l'assenza del signor Jones, non esitare a chiamare.
Cordiali saluti,
Joseph Smith
Firma la lettera sotto la chiusura, "Cordiali saluti", proprio sopra il tuo nome.
altre considerazioni
La lettera di riconoscimento fornisce la documentazione che hai ricevuto la lettera, l'ordine o il reclamo dall'altra parte. Se la questione dovesse diventare un disaccordo legale o commerciale, la tua lettera di riconoscimento dimostra che hai risposto alla richiesta dell'altra parte.
Se non hai familiarità con lo stile delle lettere commerciali, prenditi il tempo necessario per imparare il formato base per la scrittura lettere commercialie rivedere il diversi tipi di lettere commerciali. Questo ti aiuterà a perfezionare le tue capacità per scopi aziendali specifici come fare domande, rettifica delle richiestee scrivere lettere di accompagnamento.