Consegna di siti e file di progetto ai clienti

Costruendo un sito web per un cliente è entusiasmante, soprattutto quando il progetto si conclude e sei pronto a consegnare i file del progetto al tuo cliente. In questo momento critico del progetto, ci sono molti modi per consegnare il sito finale. Ci sono anche alcuni passi falsi che puoi fare, che trasformerebbero un processo di progetto altrimenti buono in un impegno fallito.

Invia file tramite e-mail

L'e-mail è il metodo più semplice per inviare file dal disco rigido al cliente. Tutto ciò che serve è avere un client di posta elettronica e un indirizzo di posta elettronica valido. Per la maggior parte dei siti Web con una varietà di pagine e file esterni come immagini, Fogli di stile CSS, e file Javascript, avrai bisogno di un programma per comprimere quei file in una cartella compressa che potrai poi inviare via email al client.

A meno che il sito non sia enorme con una miriade di immagini o file video, questo processo dovrebbe ottenere un file finale di piccole dimensioni abbastanza da inviare in sicurezza via e-mail (ovvero uno che non sarà così grande da essere contrassegnato e bloccato dai filtri antispam).

Ci sono diversi possibili problemi con l'invio di un sito web tramite email:

• I clienti potrebbero non sapere come caricare i file al loro server web, come staccare i file dall'e-mail o dove mettere i file quando lo fanno.
• Alcuni server di posta considerano HTML file (e talvolta file ZIP) come potenzialmente dannosi e possono rimuovere gli allegati dal messaggio. Ciò è particolarmente vero quando si allegano file JavaScript.
• La posta elettronica non è sicura. Se l'HTML contiene dati sensibili, potrebbe essere visto dagli hacker mentre lo invii.
• Pagine dinamiche come PHP o script come CGI potrebbe richiedere modifiche da apportare sul server live per funzionare correttamente e i tuoi clienti potrebbero non sapere come farlo.

Utilizza la posta elettronica per recapitare i siti solo quando sai che il cliente capisce cosa fare con i file che invii. Ad esempio, quando lavori come subappaltatore per un team di progettazione web, potresti inviare i file via e-mail all'azienda che ti ha assunto poiché sai che i file verranno ricevuti da persone esperte e che capiscono come gestire il File. Altrimenti, quando hai a che fare con professionisti non web, considera uno dei metodi seguenti.

Accedi al sito live

Fornire il sito live è spesso il modo più efficace per consegnare file ai tuoi clienti, non consegnando affatto i file. Invece, metti le pagine finalizzate direttamente sul loro sito Web live utilizzando FTP. Una volta che il sito web è finito e approvato dal tuo cliente in una posizione diversa (come una directory nascosta sul sito o un altro sito web), spostalo tu stesso dal vivo.

Un altro modo per farlo è creare il sito in una posizione (probabilmente su un server Beta che usi per lo sviluppo) e poi, quando è attivo, modificare la voce DNS del dominio in modo che punti al nuovo sito.

Questo metodo è utile quando i clienti non hanno molta conoscenza di come creare siti Web o quando si crea un Web dinamico applicazioni con PHP o CGI e devi assicurarti che gli script del sito funzionino correttamente nel live ambiente.

Se devi spostare i file da una posizione a un'altra, è una buona idea comprimere i file proprio come faresti per la consegna della posta elettronica. Avere FTP da un server all'altro (piuttosto che sul disco rigido e quindi eseguire il backup sul server live) può anche velocizzare le cose.

I problemi con questo metodo includono:

• I clienti non vogliono sempre fornire l'accesso al loro sito ai liberi professionisti, quindi potresti incontrare qualche esitazione quando chiedi l'accesso al sito.
• Alcuni siti Web sono costruiti dietro un firewall e i liberi professionisti potrebbero non essere in grado di accedere a tali siti.
• I clienti potrebbero ritenere che dovresti essere disponibile per ulteriore supporto e manutenzione oltre a quanto previsto dal tuo contratto perché ora hai accesso al loro sito.
• Quando crei o modifichi solo una parte del sito, qualsiasi errore può causare problemi al resto del sito e questo può diventare rapidamente il tuo problema, indipendentemente dal fatto che tu abbia causato il problema o meno.

Questo è il metodo preferito per consegnare file quando si ha a che fare con clienti che non conoscono HTML o web design. L'offerta di trovare l'hosting per il cliente come parte del contratto consente l'accesso al sito mentre lo si sviluppa. Quindi, quando il sito è completo, fornisci loro le informazioni sull'account. Tuttavia, chiedi sempre ai clienti di gestire la fatturazione dell'hosting, sempre come parte del contratto, in modo da non dover pagare per l'hosting dopo aver completato il progetto.

Strumenti di archiviazione online

Esistono molti strumenti di archiviazione online che possono archiviare i tuoi dati o eseguire il backup del tuo disco rigido. Puoi anche utilizzare molti di questi strumenti come sistema di consegna dei file. Strumenti come Dropbox semplificano il posizionamento dei file sul Web e forniscono ai tuoi clienti un URL per scaricare i file.

Dropbox ti consente anche di utilizzare il servizio come una forma di web hosting puntando ai file HTML nella cartella pubblica, in modo da poterlo utilizzare come luogo di prova per semplici documenti HTML. Questo metodo è adatto ai clienti che sanno come spostare i file finiti sul loro server live. Tuttavia, non funzionerà così bene con i clienti che non sanno come fare web design o HTML.

I problemi con questo metodo sono simili ai problemi con l'invio di un allegato di posta elettronica:

• I clienti potrebbero non sapere come utilizzare il servizio.
• I clienti potrebbero non sapere come trasferire i file da Dropbox al loro sito web.

Questo metodo è più sicuro rispetto all'invio di allegati tramite e-mail. Molti strumenti di archiviazione includono una protezione tramite password o nascondono gli URL in modo che i file abbiano meno probabilità di essere trovati da qualcuno che non lo conosce.

Utilizzare questi strumenti quando un allegato sarebbe troppo grande per essere inviato tramite e-mail in modo efficace. Come con la posta elettronica, usalo solo con i team web che sanno cosa fare con il file ZIP una volta ricevuto.

Software di gestione dei progetti online

Sono disponibili diversi strumenti di gestione dei progetti online che è possibile utilizzare per fornire siti Web ai clienti. Questi strumenti offrono funzionalità oltre alla memorizzazione di file come elenchi di cose da fare, calendari, messaggi e così via. Uno strumento preferito è Campo base.

Gli strumenti di gestione dei progetti online sono utili quando si lavora con un team più ampio su un progetto web. Puoi usarlo per consegnare i siti finali e per collaborare durante la costruzione. Puoi anche tenere traccia dei risultati finali e prendere appunti su cosa sta succedendo durante il progetto.

Ci sono alcuni inconvenienti:

• La maggior parte degli strumenti di gestione dei progetti online non sono gratuiti e le versioni gratuite sono limitate. Se decidi di usarne uno, calcola il costo in quanto addebiterai e annotalo nel contratto.
• È un altro sito Web che devi controllare e un altro software che tu e i tuoi clienti dovete imparare.
• Questi strumenti sono utili tanto quanto le informazioni che ci inserisci. Ad esempio, se ometti una data di scadenza, il programma non può avvisarti che è quasi arrivata.
• Ad alcune aziende non piacciono le informazioni aziendali (inclusi i siti Web) archiviate su un sito di terze parti per motivi di sicurezza. Assicurati di discuterne con il tuo cliente prima di pagare per un account.

Basecamp è utile per consegnare file ai clienti e quindi aggiornare quei file e vedere le note in linea. È un ottimo modo per tenere traccia di un progetto di grandi dimensioni.

Documenta quale metodo di consegna utilizzerai

L'unica altra cosa che dovresti fare quando decidi come consegnare i documenti definitivi ai clienti è documentare tale decisione e accettarla nel contratto. In questo modo, non ti imbatterai in malintesi lungo la strada quando stavi pianificando di pubblicare un file su Dropbox e il tuo cliente vuole che tu carichi l'intero sito sul suo server per loro.