Definizione ed esempi di messaggi di cattive notizie

In scrittura commerciale, a messaggio di cattive notizie è una lettera, un promemoria o un messaggio di posta elettronica che trasmette informazioni negative o spiacevoli, informazioni che potrebbero deludere, turbare o addirittura irritare un lettore. Si chiama anche unmessaggio indiretto o a messaggio negativo.

I messaggi di cattive notizie includono rifiuti (in risposta a domande di lavoro, richieste di promozione e simili), valutazioni negative e annunci di modifiche alle politiche che non avvantaggiano il lettore.

Un messaggio di cattiva notizia inizia convenzionalmente con un carattere neutro o positivo buffer dichiarazione prima di introdurre informazioni negative o spiacevoli. Questo approccio è chiamato piano indiretto.

• "È molto, molto peggio ricevere cattive notizie attraverso la parola scritta che qualcuno ti sta semplicemente dicendo, e sono sicuro che capirai perché. Quando qualcuno ti dice semplicemente cattive notizie, le ascolti una volta e questa è la fine. Ma quando le cattive notizie vengono scritte, in una lettera o in un giornale o sul braccio in un pennarello, ogni volta che lo leggi, ti senti come se stessi ricevendo ripetutamente le cattive notizie ". (Lemony Snicket,
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  Rafano: verità amare che non puoi evitare. HarperCollins, 2007)

A nome dei membri del comitato per la ricerca e la borsa di studio, grazie per aver presentato una domanda per il concorso di borse di ricerca e borsa di quest'anno.

Mi dispiace segnalare che la tua proposta di sovvenzione è stata tra quelle che non sono state approvate per il finanziamento in primavera. Con la riduzione dei fondi per le sovvenzioni causata da tagli di bilancio e il numero record di domande, temo che molte proposte valide non possano essere sostenute.

Anche se quest'anno non hai ricevuto una sovvenzione, confido che continuerai a perseguire opportunità di finanziamento sia interne che esterne.

• "Il paragrafo introduttivo nel messaggio di cattive notizie dovrebbe raggiungere i seguenti obiettivi: (1) fornire un buffer per attutire le cattive notizie che seguiranno, (2) far sapere al destinatario di cosa tratta il messaggio senza dichiarare l'ovvio e (3) servire da transizione verso la discussione dei motivi senza rivelare le cattive notizie o indurre il destinatario ad aspettarsi qualcosa notizia. Se questi obiettivi possono essere raggiunti in una frase, quella frase può essere il primo paragrafo. "(Carol M. Lehman e Debbie D Dufrene, Comunicazione d'affari, 15a ed. Thomson, 2008)

• "Fornisci le cattive notizie nel corpo del messaggio. Dichiaralo chiaramente e concisoe spiegare le ragioni in modo breve e senza emozioni. Evitare scuse; indeboliscono la tua spiegazione o posizione. Cerca di incorporare le cattive notizie in una frase di supporto, non di attualità, di un paragrafo. Inoltre, prova a incorporarlo in a proposizione subordinata di una frase. Lo scopo non è di nascondere le cattive notizie, ma di ammorbidirne l'impatto. "(Stuart Carl Smith e Philip K. Piele, Leadership scolastica: Manuale per l'eccellenza nell'apprendimento degli studenti. Corwin Press, 2006)

• "La chiusura di un messaggio contenente notizie negative dovrebbe essere cortese e utile. Lo scopo della chiusura è di mantenere o ricostruire l'avviamento... La chiusura dovrebbe avere un tono sincero. Evitare chiusure abusate come In caso di domande, non esitare a chiamare... Offri al destinatario un'altra opzione... Presentare un'altra opzione sposta l'enfasi dalle notizie negative a una soluzione positiva. "(Thomas L. Si intende, Comunicazioni aziendali, 2a ed. Educazione sud-occidentale, 2009)