Come scrivere un rapporto commerciale per studenti di inglese

Se desideri imparare a scrivere un rapporto commerciale in inglese, segui questi suggerimenti e utilizza il rapporto di esempio come modello su cui basare il tuo rapporto commerciale. Innanzitutto, i report aziendali forniscono informazioni importanti per la gestione che sono tempestive e concrete. Studenti di inglese la stesura di rapporti commerciali deve assicurarsi che la lingua sia precisa e concisa. Lo stile di scrittura utilizzato per i report aziendali deve presentare informazioni senza opinioni forti, ma piuttosto nel modo più diretto e preciso possibile. Lingua di collegamento dovrebbe essere utilizzato per collegare idee e sezioni del rapporto commerciale. Questo report aziendale di esempio presenta i quattro elementi essenziali che ogni report aziendale dovrebbe includere:

• Termine di paragone

I termini di riferimento si riferiscono ai termini in cui è redatto il rapporto commerciale.

• Procedura

La procedura descrive il metodo utilizzato per raccogliere i dati per il report.

• I risultati

I risultati descrivono i dati o altre informazioni importanti prodotte dal rapporto.

• conclusioni

Le conclusioni sono tratte dai risultati che forniscono ragioni per le raccomandazioni.

• raccomandazioni

Le raccomandazioni sono suggerimenti specifici formulati sulla base delle conclusioni della relazione.

Leggi il breve rapporto commerciale di esempio e segui i suggerimenti di seguito. Gli insegnanti possono stampare questi esempi da utilizzare in classe durante le lezioni usando il suono insegnare strategie di scrittura.

Termine di paragone

Margaret Anderson, direttore del personale ha richiesto questo rapporto sulla soddisfazione dei benefici dei dipendenti. Il rapporto doveva esserle presentato entro il 28 giugno.

Procedura

Una selezione rappresentativa del 15% di tutti i dipendenti è stata intervistata nel periodo tra il 1 ° e il 15 aprile in merito a:

1. Soddisfazione generale per il nostro attuale pacchetto di benefit
2. Problemi incontrati quando si tratta con il dipartimento del personale
3. Suggerimenti per il miglioramento delle politiche di comunicazione
4. Problemi riscontrati durante la gestione del nostro HMO

I risultati

1. I dipendenti erano generalmente soddisfatti dell'attuale pacchetto di benefici.
2. Si sono verificati alcuni problemi durante la richiesta di ferie a causa di quelli che sono percepiti come lunghi periodi di attesa dell'approvazione.
3. I dipendenti più anziani hanno ripetutamente avuto problemi con le procedure di prescrizione di farmaci HMO.
4. I dipendenti di età compresa tra 22 e 30 anni segnalano alcuni problemi con HMO.
5. La maggior parte dei dipendenti si lamenta della mancanza di un'assicurazione dentale nel nostro pacchetto di prestazioni.
6. Il suggerimento più comune per il miglioramento era la capacità di elaborare le richieste di indennità online.

conclusioni

1. I dipendenti più anziani, quelli con più di 50 anni, hanno seri problemi con la capacità del nostro HMO di fornire farmaci soggetti a prescrizione medica.
2. Il nostro sistema di richiesta dei benefici deve essere rivisto in quanto la maggior parte dei reclami relativi all'elaborazione interna.
3. I miglioramenti devono avvenire nei tempi di risposta del dipartimento del personale.
4. I miglioramenti della tecnologia dell'informazione dovrebbero essere considerati man mano che i dipendenti diventano più esperti tecnologicamente.

raccomandazioni

1. Incontra i rappresentanti di HMO per discutere la natura grave dei reclami relativi ai benefici dei farmaci soggetti a prescrizione per i dipendenti più anziani.
2. Dare priorità ai tempi di risposta alle richieste di ferie poiché i dipendenti necessitano di un'approvazione più rapida per poter pianificare le ferie.
3. Non intraprendere azioni speciali per il pacchetto benefit dei dipendenti più giovani.
4. Discutere della possibilità di aggiungere un sistema di richieste di prestazioni online alla nostra Intranet aziendale.

• Un rapporto è diviso in quattro aree:
  • Termine di paragone- Questa sezione fornisce informazioni di base sul motivo del rapporto. Di solito include la persona che richiede il rapporto.
  • Procedura- La procedura fornisce i passaggi esatti e i metodi utilizzati per il rapporto.
  • I risultati- I risultati indicano scoperte fatte nel corso dell'indagine.
  • conclusioni- Le conclusioni forniscono conclusioni logiche basate sui risultati.
  • raccomandazioni- Le raccomandazioni indicano le azioni che l'autore della relazione ritiene debbano essere prese sulla base dei risultati e delle conclusioni.
• Le relazioni dovrebbero essere concise e concrete. I pareri sono forniti nella sezione "conclusioni". Tuttavia, questi pareri dovrebbero basarsi sui fatti presentati nei "risultati".
• Uso tempi semplici (di solito il presente semplice) per esprimere fatti.
• Usa il forma imperativa (Discutere della possibilità..., Dare priorità..., ecc.) Nella sezione "raccomandazioni" poiché si applicano all'intera azienda.

Continua a conoscere altri tipi di documenti aziendali utilizzando queste risorse:

memo
E-mail
Introduzione alla stesura di piani aziendali

I memo aziendali sono scritti in un intero ufficio. Quando si scrivono promemoria aziendali, assicurarsi di indicare chiaramente a chi è destinato il promemoria, il motivo per cui si scrive il promemoria e chi scrive il promemoria. I memo tendono a informare i colleghi in merito a modifiche procedurali e procedurali che si applicano a un folto gruppo di persone. Spesso forniscono istruzioni usando la voce imperativa. Ecco un promemoria di esempio con follow-up di punti importanti da utilizzare quando affari di scrittura memo in inglese.

Memo di esempio

Da: gestione

A: personale di vendita dell'area nord-occidentale

RI: Nuovo sistema di segnalazione mensile

Vorremmo esaminare rapidamente alcune delle modifiche apportate al nuovo sistema di report sulle vendite mensili di cui abbiamo discusso durante la riunione speciale di lunedì. Prima di tutto, vorremmo ancora una volta sottolineare che questo nuovo sistema ti farà risparmiare molto tempo nel segnalare vendite future. Comprendiamo che hai dubbi sulla quantità di tempo che sarà inizialmente richiesto per l'inserimento dei dati del cliente. Nonostante questo sforzo iniziale, siamo certi che presto apprezzerete tutti i vantaggi di questo nuovo sistema.

Ecco uno sguardo alla procedura che dovrai seguire per completare l'elenco dei clienti della tua area:

1. Accedere al sito Web dell'azienda all'indirizzo http://www.picklesandmore.com
2. Inserisci il tuo ID utente e password. Questi saranno emessi la prossima settimana.
3. Una volta effettuato l'accesso, fare clic su "Nuovo client".
4. Immettere le informazioni sul cliente appropriate.
5. Ripeti i passaggi 3 e 4 fino a quando non avrai inserito tutti i tuoi clienti.
6. Dopo aver inserito queste informazioni, selezionare "Effettua ordine".
7. Scegli il cliente dall'elenco a discesa "Clienti".
8. Scegli i prodotti dall'elenco a discesa "Prodotti".
9. Scegli le specifiche di spedizione dall'elenco a discesa "Spedizione".
10. Fare clic sul pulsante "Ordine di processo".

Come puoi vedere, una volta immesse le informazioni del cliente appropriate, l'elaborazione degli ordini non richiederà alcuna documentazione da parte tua.

Grazie a tutti per il vostro aiuto nella realizzazione di questo nuovo sistema.

I migliori saluti,

Gestione

• Utilizzare la seguente struttura per iniziare un memo:MEMO
  Da: (persona o gruppo che invia il promemoria)
  A: (persona o gruppo a cui è indirizzato il promemoria)
  RI: (l'oggetto del promemoria, dovrebbe essere presente grassetto)
• Il termine "memorandum" può essere utilizzato al posto di "memo".
• Un memo non è generalmente formale come uno scritto lettera. Tuttavia, non è certamente così informale come una lettera personale.
• Il tono di un promemoria è generalmente amichevole in quanto è una comunicazione tra colleghi.
• Mantieni il promemoria conciso e puntuale.
• Se necessario, introdurre il motivo del promemoria con un breve paragrafo.
• Utilizzare i punti elenco per spiegare i passaggi più importanti di un processo.
• Usa un breve ringraziamento per completare il memo. Questo non deve essere formale come in una lettera scritta.

Rapporti
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E-mail
Introduzione alla stesura di piani aziendali

Per informazioni su come scrivere un'e-mail aziendale, tenere presente quanto segue: Le e-mail aziendali sono generalmente meno formali di lettere commerciali. Le e-mail aziendali scritte ai colleghi sono generalmente dirette e richiedono azioni specifiche da intraprendere. È importante mantenere brevi le e-mail aziendali, poiché più è facile rispondere a un'e-mail più è probabile che un contatto aziendale risponda rapidamente.

Esempio 1: formale

Il primo esempio mostra come scrivere un'e-mail aziendale formale. Nota il "ciao" meno formale nel saluto combinato con uno stile più formale nell'e-mail effettiva.

Ciao,

Ho letto sul tuo sito Web che offri la copia di CD musicali per grandi quantità di CD. Vorrei informarmi sulle procedure coinvolte in questi servizi. I file vengono trasferiti online o i titoli ti vengono inviati tramite CD tramite posta standard? Quanto tempo impiega normalmente a produrre circa 500 copie? Ci sono sconti su una quantità così grande?

Grazie per aver dedicato del tempo per rispondere alle mie domande. Attendo la tua risposta.

Jack Finley
Responsabile delle vendite, Young Talent Inc.
(709) 567 - 3498

Esempio 2: informale

Il secondo esempio mostra come scrivere un'e-mail informale. Si noti il ​​tono più colloquiale in tutta l'e-mail. È come se lo scrittore stesse parlando al telefono.

Al 16.22 01/07 +0000, hai scritto:

> Ho sentito che stai lavorando sull'account Smith. Se hai bisogno di informazioni non esitare a entrare in contatto con me.

Ciao Tom,

Ascolta, abbiamo lavorato sull'account Smith e mi chiedevo se potevi darmi una mano? Ho bisogno di alcune informazioni privilegiate sui recenti sviluppi laggiù. Pensi di poter trasmettere qualsiasi informazione tu possa avere?

Grazie

Peter

Peter Thompsen
Account Manager, contabilità tri-state
(698) 345 - 7843

Esempio 3: molto informale

Nel terzo esempio, puoi vedere un'e-mail molto informale che è molto simile ai messaggi di testo. Usa questo tipo di email solo con i colleghi con i quali hai una stretta relazione di lavoro.

Alle 11.22 del 01/12 +0000 hai scritto:

> Vorrei un suggerimento per una società di consulenza.

Che ne dici di Smith and Sons?

KB

• L'email è molto meno formale di una lettera scritta. Le e-mail sono generalmente brevi e concise.
• Se stai scrivendo a qualcuno che non conosci, un semplice "Ciao" è adeguato. Usare un saluto come "Dear Mr Smith", è troppo formale.
• Quando scrivi a qualcuno che conosci bene, sentiti libero di scrivere come se stessi parlando con la persona.
• Usa forme verbali abbreviate (Lui, Siamo, Lui, ecc.)
• Includi un numero di telefono nella firma dell'e-mail. Ciò darà al destinatario la possibilità di telefonare se necessario.
• Non è necessario includere il tuo indirizzo e-mail in quanto il destinatario può semplicemente rispondere all'e-mail.
• Quando rispondi elimina tutte le informazioni che non sono necessarie. Lascia solo le sezioni di testo correlate alla tua risposta. Ciò farà risparmiare tempo al lettore durante la lettura della tua e-mail.

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