Un rapporto è un documento che presenta informazioni in un formato organizzato per uno specifico pubblico e scopo. Sebbene sommari dei rapporti può essere consegnato per via orale, i rapporti completi sono quasi sempre sotto forma di documenti scritti.
In "Contemporary Business Reports", Kuiper e Clippinger definiscono i report aziendali come "presentazioni organizzate e obiettive di osservazioni, esperienze o fatti utilizzati nel processo decisionale".
Sharma e Mohan definiscono un rapporto tecnico come "una dichiarazione scritta dei fatti di una situazione, progetto, processo o prova; come sono stati accertati questi fatti; il loro significato; le conclusioni che sono state tratte da esse; e [in alcuni casi] le raccomandazioni che vengono formulate "in" Corrispondenza commerciale e stesura di rapporti ".
Tipi di rapporti includono memo, minuti, rapporti di laboratorio, relazioni sui libri, relazioni sullo stato di avanzamento, relazioni di giustificazione, relazioni sulla conformità, relazioni annuali e politiche e procedure.
osservazioni
H. Dan O'Hair, James S. O'Rourke e Mary John O'Hair, "Comunicazione commerciale: un quadro per il successo"
"I report possono svolgere quattro diverse funzioni e talvolta correlate. Possono essere utilizzati come controlli per garantire che tutti i dipartimenti funzionino correttamente, per fornire informazioni, fornire un'analisi e convincere gli altri ad agire ".
Caratteristiche di rapporti efficaci
Shirley Kuiper e Dorinda Clippinger, "Contemporary Business Reports"
"Le relazioni efficaci sono comprese dal lettore come intendeva lo scrittore e influenzano il lettore ad agire come lo scrittore desiderato. È più probabile che gli obiettivi dello scrittore vengano raggiunti se corrispondono ai bisogni e agli obiettivi del lettore. Un rapporto efficace è empatico, accurato, completo, conciso, e chiaro. Soprattutto, un rapporto efficace presenta informazioni eticamente. "
Warren Buffet su come comunicare con un pubblico
Warren Buffet, Prefazione a "Un semplice manuale inglese"
"Un suggerimento non originale ma utile: scrivi pensando a una persona specifica. Quando scrivo il rapporto annuale del Berkshire Hathaway, faccio finta di parlare con le mie sorelle. Non ho problemi a immaginarli: sebbene altamente intelligenti non sono esperti di contabilità o finanza. Capiranno inglese semplice, ma gergo potrebbe risolverli. Il mio obiettivo è semplicemente quello di fornire loro le informazioni che vorrei che mi fornissero se le nostre posizioni fossero invertite. Per avere successo, non ho bisogno di essere Shakespeare; Devo, tuttavia, avere un sincero desiderio di informare ".
Rapporti lunghi e brevi
John M. Lannon, "Comunicazione tecnica"
"Nel mondo professionale, i responsabili delle decisioni si basano su due grandi tipi di rapporti: alcuni rapporti si concentrano principalmente su informazione ("cosa stiamo facendo ora", "cosa abbiamo fatto il mese scorso", "cosa ha scoperto il nostro sondaggio sui clienti", "cosa è successo alla riunione del dipartimento"). Ma oltre a fornire semplicemente informazioni, molti rapporti includono anche analisi ("cosa significano queste informazioni per noi", "quali linee di azione dovrebbero essere prese in considerazione", "cosa consigliamo e perché").
"Per ogni rapporto lungo (formale), innumerevoli rapporti brevi (informali) portano a decisioni informate in materia diversificato come le sedie da ufficio più comode da acquistare per la migliore recluta da assumere per la gestione formazione. A differenza dei rapporti lunghi, la maggior parte dei rapporti brevi non richiede una pianificazione estesa, vengono rapidamente preparati, contengono poco o nessuna informazione di base, e non hanno argomenti iniziali o finali (frontespizio, sommario, glossario, eccetera). Ma nonostante il loro concisione, brevi rapporti forniscono le informazioni e le analisi di cui i lettori hanno bisogno ".
fonti
Kuiper, Shirley. "Rapporti commerciali contemporanei". Dorinda Clippinger, 5a edizione, Cengage Learning, 6 febbraio 2012.
Lannon, John M. "Comunicazione tecnica". Laura J. Gurak, 14th Edition, Pearson, 14 gennaio 2017.
Office of Investor Education and Assistance. "Un semplice manuale inglese." US Securities and Exchange Commission, agosto 1998, Washington, D.C.
O'Hair, Dan. "Comunicazione d'impresa: un quadro per il successo". James S. O'Rourke, Mary John O'Hair, 1a edizione, Cengage Learning, 7 aprile 2000.
Sharma. "Corrispondenza commerciale e stesura di rapporti." 5a edizione, Mc Graw Hill India, 1 luglio 2017.